Ahí me pillas un poco pez, al menos en cuanto a programas, pero vamos, yo lo que haría sería algo muy básico, una ficha tipo, lo que viene siendo un modelo básico en word vacío, con una tabla en la que pongas la/s foto/s, el nombre/es común/es, nombre específico, si quieres el lugar y una pequeña cuadrícula en la que ir apuntando los caracteres más importantes de la especie, sombrero, pie, láminas/esponja, color, olor, sabor, hábitat, época, etc.
Por ponerte un ejemplo...